缺席人少时，要具名，并简要注明原因。要写明主持人的姓名、职务。以上内容要求会议记录人员视具体会议有所增减，并在会议正式召开之前就要写好。有些详细记录，必要时会后应重新整理，但原记录不得毁掉，仍要存档；有些会议记录需送会议主持人审阅后才可公布和印发。②组成许多三人互检小组，互相到对方家中检查核实。不要一律作折价处理。拿出一些具体意见，由院长批准执行。
会议记录一般由标题、会议组织情况、会议内容、会议结尾四部分组成。
（一）标题
会议记录的标题，也是会议记录的名称。会议记录标题通常由机关、部门单位或机构名称 会议事由 名称组成，如“江苏省××厅××次办公会议记录”。
（二）会议组织情况
在这部分需要写清楚下列内容：
1.开会时间。要写清年、月、日，重要的会议还应反映出具体的起止时间，如上午8时30分到上午11时30分。
2.会议地点。要写清楚会议召开的具体地点，如××会议室；必要时还应注明所在地。
3.出席人。出席人少，需要写清楚出席者的姓名、职务；出席人多，可以只写出席人的上下限，如县、处级以上；重要的会议，为了便于日后考查，可另设签到簿，并随同会议记录一并保存。
4.缺席人。缺席人少时，要具名，并简要注明原因。
5.列席人。要写明列席人的姓名、职务。
6.主持人。要写明主持人的姓名、职务。
7.记录人。将记录人的姓名、职务写上，而且有几人就要写几人。
以上内容要求会议记录人员视具体会议有所增减，并在会议正式召开之前就要写好。
（三）会议内容
这是会议记录的主体部分。它主要有这么几项内容：会议议题、领导人的报告、讨论情况、形成的决议和主持人的总结。例文的议题就是在会议开始时由主持人提出的，记在主持人的名字之后，没有单独标列“会议议题”。因为例文是一个办公会议的记录，所以没有“领导人的报告”内容，而直接反映会议的讨论情况，即“陈××:……”之后，就是围绕议题发言的过程记录。这一部分要按发言人的先后记在每一发言者的名字之后。发言者姓名要顶格写，内容记录部分一律不要顶格写，以使姓名突出，便于查阅。例文是将形成的决议和主持人的总结两部分放在一起表述的，这也是一种常见的，又符合会议实际的记录形式。
会议主体部分的记录方法有两种：一种是详细记录，一种是摘要记录。
1.详细记录主要用于重要会议。重要会议讨论、研究的问题比较复杂，要求尽可能地记下发言者的原话，即怎么讲，就怎么记，特别重要的发言，不仅要完整无遗地记录发言内容，而且最好要记下发言者的语气姿态。
做好重要会议的记录，应注意三点：一是记载会议中的争议问题、分歧意见时，应将争议、分歧的焦点及有关人员发言争论的观点，详细记下；二是记载会议中的关键问题、要害问题时，应将有关人员的发言详细记下；三是记载会议决议时，应详细记载表决情况，对异议、弃权等情况要予以实录，以备考查。对会议中所记录的决议性内容，在会议记录结束前，记录人应念给与会人员听，以便对决议事项推敲得更准确。有些详细记录，必要时会后应重新整理，但原记录不得毁掉，仍要存档；有些会议记录需送会议主持人审阅后才可公布和印发。
2.摘要记录主要用于一般会议。在没有分歧和争议的情况下，只需摘记关键和重点，如在会上报告了什么事情，讨论了什么问题，作出了什么决议等。
上面两种记录方法，要根据会议的性质和内容来选定。总之，会议记录力求完整、真实、准确，忠于原意，字迹清楚，并防止增减改动会议内容，还要防止用记录人的语言代替或修改发言人的语言。
（四）结尾，会议结尾，要提行空两格写“散会”字样。在会议记录的右下方，由会议主持人和记录人签名，以示负责。
〔例文〕
院行政扩大会议记录
时间：1982年6月22日（星期二）下午。
地点：院部楼下会议室。
出席：李××、郭××、唐××、王××、汤××、陈××、魏××、左××、杨××、曾××。
缺席：×××、××。
列席：×××。
主持：李××。
记录：××。
内容：讨论通过家具折价处理办法。
李××:同志们，我们今天的行政会议是讨论通过家具折价处理办法。现在先请陈××同志谈一下情况吧。
陈××:上次我们搞出一个家具折价办法，发动大家提意见，结果收集到不少意见。同时我们还了解到兄弟院校家具折价的一些具体情况。因此对上次的讨论稿进行了修改，提出了这个意见，现提供大家讨论通过。
我先对一些具体问题作一些说明：
一、家具折价处理的原则（略。见本会议记录附件）；
二、家具折价的具体处理办法（略。见本会议记录附件）；
李××:关于这个折价办法，上次征求了大家的意见，后来总务处又了解了本地区一些高校和省外一些高校的情况，作了修改，现在供大家讨论通过。我看大体上合理就可以了，很难做到每一件都合理，因为家具的借用情况比较复杂，同一年限，新旧不一，有的使用时间很长，过去交的家具费已够本了。所以基本上合理了就可以了。
王××:家具折价办法按工龄分三类来折价，不好解释。我看是否可以这样：有些家具用的时间很长，所交家具费已超过原价。如果属于这一类，那干脆不收费了。
如果一定要按时间来划分的话，可以考虑按解放至今的时间来划为三段，或者从我院成立至今的时间来划为三段，这样好解释，因为反正差不了多少钱。
另外，计工龄是个复杂的事，怎么计？还得仔细了解这个人的工作时间，要做不少事。
汤××:家具登记倒不必由单位的人到各家各户去登记。因为过去家具仓库有借用登记，每个月还扣家具费呢。当然，也可能这中间有增有减。但总的来说，大多数差别不大，增减无几。这样就可以在单位里由本人登记，然后由总务处的家具仓库来核对。
曾××:我看家具折价办法可按我院的历史来划分年限。一类是59年以前，二类是60-70年的，三类是71年以后的。
关于家具登记，每个单位至少要三人登记，小的单位可在半个月内完成，大的单位可能有困难。我看是否可以这样：发个表给各单位，由职工自己填，然后交总务处核对。如有出入才到职工家中去查对。
郝××:我有三个意见：①今后借家具，借旧的，要一年内交还；借新的，一年能还则还，不还则扣回成本。②组成许多三人互检小组，互相到对方家中检查核实。还要签名交回总务处核对。③划段照顾工龄折价，我同意老曾的说法。
唐××:我同意老郝部分意见，但不同意他说的组成很多三人小组，进行互检。我看还是各单位派三人检查登记小组，家具由各人自己登记，三人小组下去检查核实个别户，核实后交总务处核实。我看这样出入不会大了。
陈××:照顾工龄划段问题，我同意老曾的意见：59年以前为一段，60-70年为一段，71年以来的为一段。不要提照顾30年工龄以上的人不收费了。上面谈这个文件（即“折价办法”）精神，做起来也有很多矛盾，不考虑了。家具登记，还是可以由个人登记，由各个单位组成三人小组去核对，然后交总务处。新来院工作人员要借家具，根据大家的意见，可以采用变通的办法，借一部分，定期清还，最好一年为期。
曾××:最好是三年。如果人家借了一年后，买不起，又不想还，怎么办？
王××:现在有的单位很有办法，买一件家具回来，借给你用，一年之内扣回成本，到时你要买也可以，不买则还回家具，收手续费。
魏××:还是一年为限好。一开头就说清楚是借是买。是借，一年内归还，扣管理费；是买，扣回成本。
左××:家具可以折价，也可以不折价，继续由一些人借用，不过，租金要贵。这样，他就得考虑到底自己借不借，借多久了。不要一律作折价处理。另外，折价处理的时间要考虑。
（众议：这样处理，恐怕尾巴就长了。)
李××:我看这个会不开太长了。总务处可以根据今天提的意见，包括老左提的意见——有些折价，有些可不折价，继续借用，租金贵一点。回去研究一下，看怎样做比较合适。拿出一些具体意见，由院长批准执行。
工龄照顾划段，大家的意见是：59年以前为一段；60-70年为一段；71年以后为一段。我看这样比较好解释，也会合理些。
清还不用家具的时间：7月5日。
（杨××同志插话问：已调出外单位，但仍用公家家具的，能不能折价？陈××同志说：研究过此事，同意折价。)
家具登记由职工本人填表，要如实登记，交本单位专人负责集中，然后交仓库来核。
不用的家具，由职工本人自己送回家具仓库。
关于家具折价处理，拟于星期四下午全院开会时，由总务处作个说明，动员搞好这项工作。
至于今后新来院工作人员是否可借用家具，或用什么变通办法，由总务处研究后提出一个具体意见。
就这样了，散会。
主持人（签名）
记录人（签名）
从上述例文可看出：提出议题，就是在会议开始时，由主持人提出要在会议上讨论的问题，记在主持人的名字之后；讨论过程，就是围绕议题发言的过程，按发言先后，记在每一发言者的名字之后；作出结论，就是归纳会议的讨论结果。会议结果要由主持人归纳，也记在主持人的名字之后。这三项内容的记录，一是要真实，二是要突出重点，三是要条理清晰，四是要用字规范。
机关日常工作是相对于中心工作和专业性工作而言的经常性事务工作，兼有秘书工作性质。机关日常工作的质量直接影响到机关、部门单位的决策水平、执行力和工作效率，影响到机关、部门单位在人民群众心目中的地位和声誉。学习和研究机关、部门单位日常工作，对于其工作人员具有重要意义。本篇主要介绍机关、部门单位一些共性的工作。
